Stappenplan Eindejaarsverwerking Project

Stappenplan Eindejaarsverwerking Project
In dit stappenplan wordt de eindejaarsverwerking voor Project behandeld. Om een volledige eindejaarsverwerking uit te voeren dient u al deze stappen uit te voeren.   
 

Alles uitklappen | Alles inklappen | Afdrukken
 

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |

Deze stap is alléén noodzakelijk wanneer de instelling 'Toestaan: Inkoopfactuur' in de sectie 'Factuurregels' in de projectinstellingen is aangevinkt. Wanneer de instelling is uitgevinkt kunt u deze stap overslaan en verder gaan met stap 2.

Met de instelling geeft u aan dat u inkoopfacturen wilt meenemen in uw factuurvoorstel. Bij het factuurvoorstel krijgt u dan een optie erbij waarmee u een selectie kunt maken op inkoopfacturen, orders of beide. Om inkoopfacturen mee te nemen in een factuurvoorstel dient de inkoopfactuur eerst verwerkt te zijn. Om de inkoopfacturen te verwerken gaat u naar [Financieel, Invoer, Verwerken].

U kunt hier een selectie maken op de inkoopdagboeken en een datumtraject. U selecteert hierbij alle inkoopfacturen tot en met de laatste dag van het afgelopen boekjaar. Vervolgens kunt u de inkoopfacturen verwerken door op de knop 'Verwerken' te klikken.

Voor meer informatie, zie Boekingen invoeren, verwijderen en verwerken en Hoe kan ik een inkoopfactuur doorzetten naar de project facturatie?. 

De volgende stap is het fiatteren van alle projectrealisaties voor het afgelopen jaar.

Dit kunt u uitvoeren via [Projecten, Invoer, Fiatteren]. Voor meer informatie, zie Realisaties fiatteren en Realisaties fiatteren (detailscherm).

Houd rekening met:

• Wanneer er meerdere mensen verantwoordelijk zijn voor het fiatteren van projectrealisaties, dienen al deze personen de projectrealisaties waarvoor zij verantwoordelijk zijn te fiatteren.
• Wanneer u de optie 'Inclusief: Vorige(Weken)' aanvinkt wordt er altijd teruggegaan tot week 1 van het geselecteerde jaar. Het is daarom om per jaar te controleren of er nog iets te fiatteren is.

De volgende stap is het genereren van de facturen.

U gaat hiervoor naar het factuurvoorstel in menupad [Projecten, Invoer, Factuurvoorstel]. Voor meer informatie, zie Factuurvoorstel en Tonen factuurvoorstel.

Let er op dat wanneer u de instelling 'Toestaan: Inkoopfactuur' in de sectie 'Factuurregels' in de projectinstellingen heeft aangevinkt (zie stap 1), bij 'Boekingstype' aangeeft dat u ook de verwerkte inkoopfacturen wilt meenemen in het factuurvoorstel. 

Nadat u de facturen heeft gegenereerd dient u deze te verwerken. Dit kunt u uitvoeren via menupad [Factuur, Invoer, Afdrukken/Verwerken]. U selecteert hier de facturen die u in stap 3 heeft gegenereerd en verwerkt deze. Voor meer informatie, zie Facturen afdrukken / Verwerken.

De volgende stap is het afhandelen van projecten die afgehandeld kunnen worden. Eventueel kunt u hierbij het onderhanden werk laten vrijvallen.

Het afhandelen van projecten kunt u uitvoeren via de knop 'Afhandelen' in menupad [Project, Projecten, Projecten onderhouden]. U kunt hier meerdere projecten selecteren om deze tegelijk af te handelen.

Bij het afhandelen van de projecten kunt u een datum opgegeven. Dit is de datum die het project als afhandeldatum meekrijgt. Wanneer er onderhanden werk aanwezig is op het project verschijnt tevens de melding: "Afhandelen : Boekingen onderhanden werk vrijgeven". In de melding heeft u de volgende mogelijkheden:

• Ja - Het onderhandenwerk wat op dit project open staat zal vrijvallen op de einddatum die is opgegeven. Tevens wordt de status van het project aangepast naar 'Afgehandeld'.
• Nee - Er zal geen onderhandenwerk vrijvallen. Dit dient u later nog uit te voeren via [Projecten, Projecten, Onderhanden werk]. De status van het project wordt wel aangepast naar 'Afgehandeld'.
• Annuleren - Het afhandel proces wordt geannuleerd. Er zal geen onderhanden werk vrijvallen, en de status van het project wordt ook niet aangepast.

U kunt ook gebruik maken van de knop 'Automatisch afhandelen' in menupad [Project, Projecten, Projecten onderhouden]. Hiermee opent u een scherm  met alle  projecten die automatisch kunnen worden afgehandeld. Door middel van het vinkje onder de kolom 'Selecteren' kunt u bepalen welke projecten in de selectie moeten worden opgenomen.

De volgende stap is het genereren van het onderhanden werk voor de actieve projecten.

Dit kunt u uitvoeren via menupad [Project, Projecten, Onderhanden werk]. Voor meer informatie, zie Onderhanden werk genereren en Onderhanden werk in een projectadministratie.

| 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |